Como montar um negócio de aluguel de mesas e utensílios para eventos

Uma boa maneira de entrar no negócio é por meio do aluguel de mesas e utensílios para um evento especial, principalmente ao entrar no mercado de festas e comemorações. Um investimento inicial relativamente barato pode fazer com que você forneça aos seus clientes uma solução indispensável, mas solucionadora de problemas, implementando seus eventos – casamentos, aniversários e eventos corporativos. O aluguel de itens do cliente oferece uma oportunidade para o cliente ter os itens exatos que são necessários para uma necessidade sem comprá-los; portanto, a lucratividade da empresa é alta a longo prazo.

Aluguel de mesa e utensílios para eventos

1. Apresentação do Negócio
2. Sobre o mercado
3. Localização do Negócio
4. Requisitos legais e específicos
5. Estrutura
6. Funcionários
7. Equipamentos para começar este negócio
8. Considerações Finais 

1 – Apresentação do Negócio

O negócio de aluguel de mesas e cadeiras para eventos tem tudo a ver com comodidade e conforto, pois nem sempre é possível encontrar mesas, cadeiras e equipamentos que combinem com o estilo de festa desejado no ambiente onde o evento está sendo realizado. O negócio de aluguel de mesas e equipamentos para eventos é uma opção rápida, prática e econômica para quem deseja realizar a festa ou evento dos seus sonhos.

O custo de aquisição de móveis para uso de curto prazo ou limitado a ocasiões ou épocas do ano, o curto prazo, os custos de envio e a necessidade de manutenção e atualização em um período de tempo relativamente curto tornam esta opção muito atrativa e popular. para clientes que desejam estilizar sua festa ou evento com móveis e acessórios que deixem o ambiente mais bonito e sofisticado.

Além de reduzir custos, os clientes não precisam se preocupar com a localização da organização, deixando essa atividade para especialistas da área.

Pratos, talheres, copos, talheres, guardanapos, castiçais, pratos para salgadinhos, toalhas de mesa, mesas, cadeiras, sofás, pufes, tapetes, gavetas e dezenas de outros itens estão disponíveis para aluguel.

Ferramentas de atividade

Uma alternativa de mercado que o empreendedor pode escolher é se especializar no aluguel de mesas, móveis e utensílios para realização de festas peculiares ou temáticas. Atualmente é possível encontrar para alugar louças e decorações em estilos que vão do moderno ao clássico, adequadas para jantares intimistas ou eventos diversos, dependendo do nível de criatividade do cliente ou empresário do ramo.

O público-alvo deste segmento são empresas organizadoras de eventos, catering, pessoas físicas, decoradores, empresas e organizações que necessitam de infraestrutura para sediar eventos.

Eventos que exigem aluguel de móveis, eletrodomésticos e equipamentos são afetados pela sazonalidade: há aumento dos períodos de férias no final do ano. Nos meses restantes, os empreendedores deverão desenvolver estratégias para manter o crescimento do negócio ao longo do período.

2 – Sobre o mercado

O tamanho do mercado de mesas para eventos e aluguel de equipamentos está diretamente relacionado ao mercado brasileiro de eventos, que é composto por diferentes segmentos, incluindo organizadores de eventos, buffets, empresas que contratam garçons, montadores, serviços gerais, mão de obra temporária, aluguel de equipamentos, iluminação, som, fotografia e vídeo.

Estima-se que a organização de um grande evento envolva até 126 categorias profissionais, entre garçons, eletricistas, designers, promotores, montadores e outros, que fazem parte de várias empresas. Martin (2017) menciona que o mercado brasileiro de eventos está crescendo em importância e já tem sido significativo na indústria do turismo nacional em geral.

Os dados da pesquisa da Associação Brasileira de Eventos Sociais (Abrafesta) são divulgados pela Associação Brasileira de Empresas de Eventos (Abeoc), que mostram que o mercado de festas e eventos tem aumentado nos últimos anos. Em 2016, esse mercado movimentou R$ 210 bilhões em eventos corporativos e R$ 16 bilhões em eventos sociais, o que representa 4,3% do produto interno bruto do país. Cerimônias de casamento já ocorrem anualmente no país. A região Sudeste gastou R$ 12,5 bilhões com festas e cerimônias, respondendo por metade do total de gastos com o tema no país. O Nordeste gastou R$ 3,5 bilhões, o Sul gastou R$ 2,9 bilhões, o Centro-Oeste gastou R$ 1,3 bilhão e o Norte gastou R$ 1 bilhão.

Em relação aos eventos corporativos, um estudo da Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev) revelou que, desde 2018, as empresas têm dedicado mais dinheiro aos eventos do que nos anos anteriores.

A receita total do setor de eventos é composta pelo custo total dos participantes de feiras, congressos e outros eventos, pela receita com aluguel de espaços associados a esses eventos e pela receita dos organizadores.

Como comerciante de suprimentos para festas e eventos, ao comprar mesas e utensílios de aluguel para eventos de uma empresa, é importante considerar todo o mercado de eventos como um todo.

3 –Localização do Negócio

Alugar mesas e outros utensílios para eventos é uma aquisição pré-planejada, ou seja, o cliente pesquisou preços, serviços, condições de entrega e qualidade antes de fechar o negócio. Os fatores que afetam a decisão de utilizar uma empresa são: a qualidade do produto, o grau de padronização, o preço do produto, o tempo de entrega e o serviço prestado. A área de localização do negócio também pode ter um efeito na decisão do cliente, especialmente se você tiver um espaço para uma exposição ou demonstração. Normalmente, a localização deste tipo de negócio é decidida em conjunto com outros aspectos, como:

3.1 – Os aspectos de urbanização e infraestrutura

• Segurança da região: proximidade de áreas vulneráveis ​​que podem ser inundadas ou inundadas;
• Espaço adequado para armazenamento e recuperação;
• disponibilidade de água, energia, telefones e internet;

3.2 – Aspectos regionais

• A distância entre diferentes bairros da cidade é usada para planejar a maneira mais rápida e menos dispendiosa de entregar móveis e outros itens ao cliente no menor tempo possível;
• Estar perto de convenções, festas e outros locais que realizam eventos.
• Disponibilidade de espaço suficiente para limpeza e manutenção.

3.3 – Aspectos Adequação aos clientes:

• Fácil acesso
• Estacionamento interno ou externo;

Outros fatores importantes devem ser considerados ao selecionar a propriedade:

• A propriedade tem as propriedades operacionais necessárias para os requisitos de instalação do negócio, expansão potencial e características do bairro?
• A área é inundada ou próxima a áreas perigosas?
• A propriedade é registrada e formalizada com o governo municipal?
• O projeto da proposta foi sancionado pelo governo municipal?
• Houve alguma construção adicional que aumentou, alterou ou diminuiu a área original?
• As atividades propostas no local estão de acordo com a Lei de Zoneamento ou o Plano Municipal?
• Os pagamentos de imposto de renda da propriedade estão em dia?

Além disso, antes de assinar um contrato de aluguel ou comprar um imóvel, é importante verificar o status do Habite-se (autorização da Prefeitura para que o imóvel seja habitado) e as regras sobre ocupação do solo (cada cidade tem regras específicas em relação ao zoneamento). Em algumas regiões, atividades comerciais não são sancionadas. Imóveis destinados ao uso residencial não devem ser utilizados para geração de renda.

4 – Requisitos legais e específicos

Para criar uma empresa de locação de mesas e utensílios para eventos, o empreendedor pode optar por fazê-lo individualmente ou sob um dos marcos legais para uma empresa. Ele ou ela deve avaliar as opções que são mais adequadas às suas necessidades e ao perfil do negócio pretendido. Leia mais sobre este tópico no capítulo Informações Fiscais e Fiscais.

O contador, que é legalmente autorizado a elaborar o contrato social da empresa e tem conhecimento sobre leis tributárias, pode ajudar o empreendedor neste processo. Para abrir e registrar oficialmente uma empresa que realiza eventos em mesas e utensílios, os seguintes passos devem ser seguidos:

• Conselho Empresarial;
• Serviço de Imposto de Renda Federal (CNPJ);
• Secretaria da Fazenda do Estado;
• Registro na Prefeitura, para receber a credencial de funcionamento;
• Filiação às Entidades Sindicais Patronais (a empresa é obrigada a recolher, no registro e até 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal);
• O processo de registro na Caixa Econômica Federal faz parte do sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”; isso é único.
• O registro no Corpo de Bombeiros Militar, uma organização que verifica se a empresa está pronta para a guerra e atendeu aos requisitos mínimos de segurança e proteção contra incêndio, permitirá que a empresa tenha o “Habite-se” da prefeitura.

Além das necessidades listadas acima, para estabelecer um negócio, é importante realizar uma verificação prévia de endereço com a Prefeitura/Administração Regional sobre a Lei de Zoneamento. Também é importante observar as regras de proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).

A Lei 123/2006 (Estatuto das Micro e Pequenas Empresas) e suas alterações distinguem e simplificam o tratamento das micro e pequenas empresas. Isso beneficia os empreendedores ao reduzir o custo do registro ou das licenças, ou ao fornecer uma alternativa.

5 –Estrutura

A organização que organiza o aluguel de mesas e utensílios para eventos tem uma estrutura simples. Para estabelecer este negócio, o empreendedor precisará de uma área de pelo menos 80 m2. A área deve incluir:

• Exposição de produtos que estão disponíveis para aluguel;
• Atendimento ao cliente: negociação e vendas diretas;
• Depósito para armazenar mesas, cadeiras e outros itens;
• Sala de administração.

É crucial que a quantidade de espaço disponível para estoque seja proporcional ao número total de produtos disponíveis, pois estes devem ser higienizados e armazenados de forma que não afete negativamente a estrutura e de forma organizada e segura, o que facilitará a rápida separação das peças para entrega.

A estrutura também deve ter banheiros e uma geladeira para lanches rápidos. Além disso, a empresa deve ter espaço suficiente para estacionar caminhões e ter uma área de carga e descarga. Esses veículos realizarão a tarefa contratada até o local designado e também os repatriarão para a corporação.

6 –Funcionários

A quantidade de profissionais depende do porte da empresa. Para reduzir o custo inicial de contratação de funcionários, recomenda-se uma equipe enxuta. Por isso, a proposta para uma empresa que aluga mesas e utensílios para pequenos eventos é começar com garçom, motorista, entregador e auxiliar de escritório. A descrição das habilidades necessárias para cada cargo está listada abaixo:

Recepcionista: deve entender as propriedades fundamentais do negócio, como: design, disposição, estilo das peças, consistência dos componentes do ambiente, tipos de eventos. Educar-se em vários tópicos e ser gentil, paciente e dedicado a reconhecer as necessidades e desejos dos clientes, fornecendo orientações que satisfaçam esses desejos; fornecer informações e responder a perguntas.

Motorista: a ênfase está na segurança e prevenção de acidentes, bem como no senso de responsabilidade com a carga durante todo o trajeto.

Entregador: força física, conhecimento técnico dos produtos, cortesia e polidez,

Auxiliar de serviço geral: capacidade de limpar utensílios com eficiência, polidez e cortesia.

Auxiliar de escritório: definição de habilidades de gestão e organização do negócio.

Além disso, você pode contratar um parceiro ou fornecedor externo para entregar as coisas. Você só precisa considerar a relação custo-benefício, pois é mais difícil ter controle sobre terceiros do que sobre uma equipe própria.

Depois de escolher os funcionários apropriados, é crucial que todos tenham capacidade para trabalhar na empresa de aluguel de equipamentos. Como resultado, a uniformidade na abordagem do trabalho precisará ser garantida para a equipe. O treinamento fundamental básico envolve ensinar os funcionários a se comunicar com os clientes e quais etapas tomar para um bom serviço.

Discuta os principais problemas que podem surgir e como eles podem ser abordados – a quem se reportar, qual é o grau de responsabilidade e a maneira mais eficaz de agir, por exemplo.

Os níveis de salário-base comuns são estabelecidos pelos sindicatos de cada classe. A partir disso, o empresário pode alterar as políticas de pagamento que levam em consideração outros fatores, como as habilidades pessoais do funcionário. O acordo coletivo do sindicato dos trabalhadores do comércio varejista da cidade ou região deve ser seguido, isso servirá como um guia para as negociações salariais e como um precursor das relações trabalhistas. É sugerido que uma política de retenção de funcionários seja empregada, isso envolverá oferecer benefícios e incentivos de natureza financeira ou outra. Isso reduzirá a taxa de rotatividade da empresa e proporcionará benefícios como criar um vínculo com os clientes, reduzir custos associados ao recrutamento e seleção, treinar funcionários e liberá-los.

Lembre-se de que os empreendedores podem aproveitar os cursos e aconselhamentos do Sebrae sobre Atendimento ao Cliente, Gestão de Pessoas e Liderança.

7 –Equipamentos para começar este negócio

O equipamento necessário será muito diferente com base no público-alvo que o empreendedor deseja atingir. Como resultado, é crucial definir o público-alvo antes de comprá-lo. A base de clientes em potencial é muito diversa e ampla: eles podem ser locais para festas, empresas que planejam eventos ou indivíduos. Cada nicho requer diferentes quantidades de itens, quantidades e prioridades. A dinâmica de negociação e prestação de serviços também varia significativamente com base no tipo de cliente. É recomendável escolher uma população específica de clientes e se concentrar no desenvolvimento do negócio por um longo período de tempo até que você tenha experiência e conhecimento suficientes para expandir o público-alvo. Não há benefício, por exemplo, em tentar atender a um público mais complexo e, ao mesmo tempo, fornecer mesas e cadeiras de plástico.

Mesas e outros utensílios para alugar: aparador, componentes decorativos e de iluminação, balde de gelo, balde de vinho, bandejas, louças e travessas, castiçais, cestos de lixo, cinzeiros, copos (água, cerveja, uísque, etc.), guardanapos de pano, jarras, panelas, Pyrex, porta-doces. Bolos, pratos, pufes, saladeiras, tigelas de sopa, copos (vinho, champanhe, etc.), talheres, tendas, formas de gelo, toalhas de mesa, xícaras, poltronas, mesas (madeira, plástico e ferro), cadeiras (plástico e ferro) e capas para cadeira.

Materiais para armazenamento e exposição: balcões de atendimento, gôndolas, prateleiras, computadores, impressoras fiscais, câmeras de segurança, com impressoras.

É fundamental reconhecer que, no caso de uma empresa que aluga mesas e utensílios, a base da empresa são os ativos físicos: mesas e objetos para locação. Por isso, é essencial ter seguro para eles. A empresa também deve garantir um controle rigoroso sobre a qualidade dos produtos que vende para evitar acidentes causados ​​pela falta de segurança nos itens alugados.

Outros equipamentos precisarão ser adquiridos junto com o mobiliário para a área administrativa (microcomputador, impressora, telefone, mesas, cadeiras e carro para transporte). Outras opções incluem comprar um veículo diretamente, levá-lo para locação ou terceirizar o processo de entrega.

O empreendedor deve considerar cuidadosamente qual opção tem a maior relação custo-benefício para o negócio. Para transportar as mesas e cadeiras, a opção mais segura é escolher caminhões ou vans, esses veículos têm o espaço necessário para transportar os móveis com segurança. Além disso, devem estar disponíveis suprimentos que protejam a superfície dos produtos e evitem danos.

8 –Considerações Finais

• É fundamental estar atento aos últimos acontecimentos no mercado de eventos, especialmente no que se refere à indústria da moda. Para isso, você deve participar de eventos do setor e fornecer móveis e outros itens que sejam relevantes às necessidades do cliente. – Substitua frequentemente os itens à medida que eles se desgastam (especialmente guardanapos, toalhas de mesa, mesas e cadeiras de plástico, etc.);
•  Exija que os clientes forneçam um atendimento de qualidade, ou seja, certifique-se de que os itens oferecidos estejam em boas condições, cheguem no prazo e forneçam um serviço atencioso e respeitoso.
• Os empreendedores deste campo devem ter uma alta capacidade de reconhecer as expectativas, sonhos e desejos de seus clientes para fornecer um serviço que satisfaça as necessidades do público-alvo, proporcionando experiências memoráveis.
• Tente cultivar o comprometimento do cliente por meio de ações de acompanhamento pós-venda, como: enviar cartões de aniversário, comunicar novos serviços e produtos e ligar para os clientes para informá-los sobre promoções e novidades.
•  Entre em contato com o cliente após a devolução dos itens alugados para identificar sua percepção sobre a qualidade dos serviços. Isso é crucial para o sucesso do empreendimento.
• Pesquise os próximos eventos que o cliente está programado para participar e surpreenda-o com soluções que inspirem seus sonhos e desejos. Cada festa deve produzir experiências de tirar o fôlego.
• O empreendedor deve ter habilidade para participar de atividades comerciais, como estandes e demonstrações. Além disso, trabalhe em casamentos, aniversários, formaturas e festas temáticas, sabendo diferenciar entre aquelas que envolvem emoção, demonstrações de poder e posição social.
• Criatividade e inovação constantes manterão a vida da empresa e prolongarão sua existência. É crucial lembrar que o valor de um cliente é diretamente proporcional ao seu nível de satisfação. E diferenciar a empresa pode aumentar seus preços ao mesmo tempo em que proporciona um lucro maior, mantendo também sua reputação e posição. Isso levará ao sucesso do negócio.

Com um investimento inicial baixo, você pode oferecer soluções práticas para eventos diversos, atendendo às necessidades de clientes que buscam qualidade sem custos altos. Se você quer saber mais sobre como iniciar esse tipo de negócio, o Sebrae oferece mais dicas e informações detalhadas para te ajudar a dar os primeiros passos.